Kategori: Referater (Side 1 af 6)

Tilstede: Boel, Susanne, Jon, Jacob, Michael & Munira

Referent: Munira

Dagsorden:

1. Intern anonym klage over larm

• Opfølgning på udlejning af erhvervslejemål

• Evaluering af sommerfest 2023

• Opfølgning på havebreve

1. Klageangiver er blevet besvaret, og der bliver påmindet om uhensigtsmæssig larm skal anmeldes til politiet.
2. Erhvervslejemålet står fortsat ledigt, da virksomheden, som havde vist interesse, ikke har accepteret de vilkår, der blev stillet af AB Borup Andelsforening.
3. Sommerfesten 2023 var arrangeret med et festudvalg. Dette var en succes, og der var positive feedback på de udbudte aktiviteter, som var arrangeret af festudvalget. Stor tak for festudvalgets engagement og kreativitet.

Udgiften blev samlet set mellem 70.000 – 80.000 kr., grundet flere udgifter.

Et punkt, som kan tages op til næste års planlægning af sommerfest ´24, er hvorvidt musikken skal slukkes efter maden og/eller senest kl. 21.00. Dette punkt blev diskuteret med grundlag i, at deltagelsen er minimal efter maden.

• Havebreve er udsendt til beboer, som skal påmindes om have-orden, jf. vedtægterne.

Tilstede: Jon, Boel, Jacob, Ibrahim, Michael, Munira, Susanne

Referent: Munira

Dagsorden:

1. Solfilm
2. Havebreve vs. Fuglerede
3. Udlejning af erhvervslokale
4. Åbent hus
5. Fest-udvalget
6. Evt.

1. Solfilm

Skriftlig beboer-forespørgsels vedr. tilladelse til at installere solfilm på ydersiden af vinduer.

Drøftelse ender i enighed om at indhente yderligere info samt starte dialog med Administration. Fokuspunkt værende, at det skal være samme farve for alle vinduer for at sikre ensartethed, samt at den enkelte andelshaver selv skal betale og installere.

• Havebreve vs. fuglerede

Beboer-forespørgsels vedr. klipning af hække i forbindelse med yngling og fuglerede. Efter enighed i bestyrelsen, sendes havebreve ud snarest, dog men en ændring mht. ynglesæson (maj-juni) i forhold til hækkeklip.

Alle hække skal være klippet i henhold til have-orden senest d. 2. august 2023. Er hækkene ikke klippet efter ovennævnte deadline, vil der blive sendt påmindelse samt info om pålagte gebyr for tvunget have-service.

Hjemmesiden vil ligeledes blive opdateret med denne ændring.

• Udlejning af erhvervslokale

Bestyrelse har modtaget interessetilkendegivelse på udlejning af vores ledige erhvervslokale med henblik på at oprette en kaffe/isbod. Virksomheden har allerede et bageri på modsatte side af vejen, hvorfor beliggenheden er særlig interessant for virksomhedsejeren.

Til stede: Boel, Michael, Susanne og Jon

Referent: Jon

Dagsorden:

1. Sommerfest?
2. Generalforsamling
3. Venteliste
4. Erhvervslejemål
5. Evt. (besøg)

1. Sommerfest?

Bestyrelsen diskuterer sidste års sommerfest, som var den mindst besøgte i mange år. Det har i senere år været færre deltagere, men sidste år sad der kun omkring 20 tilbage efter aftensmaden.
Festen kræver meget energi at arrangere og kostede sidste år foreningen 63.000kr. Vi bør derfor tage stilling til om det skal fortsætte.
Bestyrelsen vil indstille til debat omkring sommerfest til den kommende generalforsamling,

• Generalforsamling

Generalforsamlingen er lige om hjørnet. Det bliver i år mandag d. 24 april. Der arbejdes på bestyrelsens beretning som skal sendes ud med indkommende forslag.

• Venteliste

Vi får ofte spørgsmål på vores bestyrelses mail angående vores interne venteliste.
Vi vil forsøge at gøre information omkring den tydeligere på vores hjemmeside, for at imødekomme interessen.

• Erhvervsleje

En af vores erhvervslejemål har opsagt deres leje. Det drejer sig om juveleren i Mågevej 19 kld. Lejemålet er derfor blevet opslået, og bestyrelsen kigger efter interesserede lejere.

• Evt.

Der var ingen til åbent hus i dag.

Intet andet til evt.

§:29) Ingen bestyrelsesmedlemmer var inhabile under dette bestyrelsesmøde.

Deltagere: Boel, Jon, Michael, Susanne og Ane

Fraværende: Lea, Munira

Referent: Ane

1. Forberedelse til generalforsamling

Deltagere: Boel, Michael, Lea, Susanne og Ane

Fraværende: Jon, Munira

Referent: Ane

1. Bestyrelsen er ved at undersøge mulighederne for at udskifte alle lyskilder i gårdene og opgangene til energisparende lyskilder.
2. Det er vedtaget at fastholde belysning på juletræer. Det vurderes, at julebelysningen har minimal effekt på energibudgettet.

Til stede: Boel, Lea, Michael, Susanne og Jon

Referent: Jon

Dagsorden:

1. Skægkræ behandling
2. Lejelov vedtægtsændring
3. Oprydning i kældre/lofter
4. Nye gril i gården
5. Ny legeplads færdig
6. Evt. (besøg)

1. Skægkræ behandling

Der er blevet indhentet tilbud fra 2 firmaer, og bestyrelsen har valgt at gå med et tilbud fra Rentokil. Denne løsning tillader at beboere må opholde sig i deres lejligheden under behandling, samt at man ikke skal flytte rundt på møbler.

Der vil i alt foregå 3 behandlinger af alle vores lejligheder samt kældre og loft.

Prisen vil ligge på omkring 300.000kr.

• Lejelov vedtægtsændring

På generalforsamlingen blev der vedtaget en vedtægtsændring, men da der ikke var nok andele repræsenteret, må det vedtages igen på en ekstraordinær generalforsamling.              

Bestyrelsen vil derfor kalde ind til en ekstraordinær generalforsamling. Det er ifølge reglerne ikke vigtigt hvor mange der kommer, faktisk er det nok hvis kun bestyrelsen stemmer ja.
Derfor vil der blive kaldt til et møde i gården, hvor vi blot tropper op, siger ja, og går hvert for sit.

• Oprydning i kælder/lofter

Vi snakker løsninger omkring oprydning af vores kælder og loft rum. Vi vælger at lade det være op til beboerne i den enkelte opgang, i stedet for at betale mange penge for flyttefolk.
For at koordinere det bedst, vil vi opfordre til det til næste års generalforsamling og følge op på det direkte efter.

Året ud vil vi have dobbelt containere, alle de datoer som vi ellers vil have storskrald.
Det drejer sig om:
Uge 39 i Vestergårdsporten, Uge 44 i Vestergårdsporten, Uge 48 på Mågevej og Uge 52 i Vestergårdsporten.

• Nye gril i gården

Nogle af vores gril i gården er godt medtagede, så til næste forår vil vi udskifte en del af dem.

• Ny legeplads færdig

Vi har fået vores nye legeplads. Der har været nogle beboere der var utilfredse med placeringen af nogen af delene, og enkelte blev også flyttet til en bedre lokation. Klatrevæggen i storegården var også blevet monteret på hovedet!
Generelt melder vores beboere stort tilfredshed med legepladsen.

• Evt.

Der kom ingen beboere til åbent hus.

Intet andet til evt.

§:29) Ingen bestyrelsesmedlemmer var inhabile under dette bestyrelsesmøde.

Deltagere: Boel, Michael (sup), Susanne, Lea, Jon, Ane

Referent: Ane

1. Opfølgning på ekstraordinær generalforsamling

Indkaldes snarest muligt til afstemning vedr. fremleje af lejlighed. Jf. punkt fra generalforsamlingen.

Forslag til tekstændring fra Generalforsamlingen:

• Det besluttes, at der skal udføres en gennemgang af vedtægterne med Jan Herbo.
• Det besluttes, at der skal udføres en gennemgang af haveordenen, som kan stilles til forslag til næste generalforsamling. Lea, Michael og Ane sætter sig ned og ser på, om der er noget, er kan justeres til.
• Oplag i gården. Seddel sendes ud om, at ting, der opmagasineres i gården, løbende vil blive fjernet. Udarbejdes af Jon. Det bliver viceværtens opgave at sørge for den løbende fjernelse.
• Der er modtaget tilbud fra 2 firmaer vedr. bekæmpelse af skægkræ. Bestyrelsen er i gang med en vurdering af tilbuddene.

Deltagere: Boel, Michael (sup), Susanne, Lea, Ane

Referent: Ane

1. Vaske på toiletter

Spørgsmålet, om der kan etableres vaske på gårdtoiletterne, har tidligere været oppe på generalforsamlingen, hvor det er blevet afvist.  Der skal udarbejdes et konkret forslag vedr. etablering af vaske, som skal stilles på generalforsamlingen.

Det er muligt at bede viceværten om at opsætte håndsprit på toiletterne, hvis dette mangler.

• Gæst: Fuglegitter til tagrenden

Beboer beskrev problemer med fugle langs tagrender på Vestergårdsvej, og forespurgte om det er muligt at opsætte fuglegitter på tagrender.

Det er undersøgt tidligere hos skadedyrsbekæmper, her er det vurderet, at årsagen til fuglene er, at der bliver fodret, og at det derfor ikke vil hjælpe med fuglegitter.

Det blev aftalt, at beboer indhenter tilbud på at opsætte fuglegitter og afsøge andre alternativer til at afhjælpe problem med fugle, der sidder på tagrenderne.

Desuden besluttes det, at der skal ske  en gennemgang af haver, hvor der fodres, hvorefter Bente fra Herbo Administration bedes om at sende brev til de haver, der noteres at fodre fugle (Lea og Ane).

Til stede: Ane, Boel, Lea, Michael, Munira, Susanne og Jon

Referent: Jon

Dagsorden:

1. Legeplads
2. Byggesager
3. Konstituerende bestyrelsesmøde
4. Opgaver fra generalforsamling
5. Sommerfest
6. Evt. (besøg)

1. Legeplads

En beboer er kommet til åbent hus og er bekymret omkring højden af noget af det nye legeplads. Bekymringen ligger i om folk vil kunne kigge ind i stue lejlighederne ud til legepladsen.

Efter at have set på nogle billeder af den kommende legeplads, er beboeren mere rolig.

• Byggesager

Vi fik også besøg af beboere fra 2 lejligheder der har igangværende retsager med tidligere sælger, angående problemer med badeværelser.

Begge fik svar på en række af deres spørgsmål og måtte til sidst opfordres til at komme tilbage til et andet åbent hus, for at bestyrelsen kunne få tid til at konstituere sig.

• Konstituerende bestyrelsesmøde

Dette er det konstituerende bestyrelsesmøde for den nye bestyrelse. Der bliver snakket om vores almindelige gøren samt forklaret til de to nye suppleanter at de ikke har noget direkte ansvar, men er opfordret til at komme til vores bestyrelses møder og læse emails.

Derefter udeles ansvarsområderne for det kommende år, som nu bliver:

Viceværtskontakt – Boel
Haveansvar – Ane, Lea
Beboerklager – Susanne, Jon
Referent – Ane
Byggesager – Boel
Hjemmeside – Boel
Netværk – Boel, Jon

• Opgaver fra generalforsamling

Der er en række opgaver som bestyrelsen skal følge op på efter vores generalforsamling.

• Der skal godkendes referat fra generalforsamlingen.
• Der skal sammen med referatet udsendes besked omkring skimmelsvamp kontakt samt notatet omkring vores bygningers udvendige tilstand.
• Der indhentes 2 ekstra tilbud på renovering af vores stensætning ud mod Borup’s Allé.
• Der indhentes også 2 ekstra tilbud på skægkræ behandling.
• Der skal igangsættes oprydning i vores opgange.
• Vicevært skal tjekke vores gårdstoiletter.

Ikke alt dette bliver gjort før næste bestyrelsesmøde, men alt bliver sat i gang snarest.

• Sommerfest

Vi er klar til at holde vores sommerfest igen i år, som kommer til at ligge d. 6 august.

Loppemarked bliver arrangeret af Sussane og vi vil ellers køre det hele som det plejer.
Det vil sige god mad fra de samme slagtere, hoppeborg og popkorn maskine, bar telt og øl telt og vi vil igen høre om SineLuna band vil spille jazz til loppemarkedet.

• Evt.

Der var 4 besøgende til åbent hus i dag.

Intet andet til evt.

§:29) Jon var inhabil under dele af samtalen omkring legeplads ved dette bestyrelsesmøde.

Til stede: Ane, Boel, Laura, Susanne og Jon

Referent: Jon

Dagsorden:

1. Generalforsamling
2. Skægkræ rundspørge
3. Internet problem løst
4. Dørudskiftning
5. Trappe til BA 200 st th
6. Cykel oprydning
7. Evt. (besøg)

1. Generalforsamling

Bestyrelsen taler om den opkommende generalforsamling, og diskutere forslag vi evt. vil stille.
Det drejer sig fra bestyrelsens side om ny legeplads, nye udlejningsregler som følger lejeloven, samt renovering af stensætningen i bedene ud mod Borup’s Allé.

• Skægkræ rundspørge

Vi har fået tilbagesvar fra 93 beboere i foreningen, hvilket er både dejligt og flere end forventet.
Der vil komme info rundt omkring svarene i bestyrelsens beretning, sammen med generalforsamlings indkaldelsen.

• Internet problem løst

Cisco har fundet problemet med vores internet, der forsagede et dagligt udfald på 1 minut.
Det viste sig at være et problem med en firmware opdatering, som nu er blevet løst.

• Dørudskiftning

Vores dørudskiftning går helt efter planen, og alle der har fået nye døre lader til at være glade for dem. Der er også begyndt at komme efterbehandling på for at udrette de problemer som er blevet meldt.

• Trappe til BA 200 st th

En gennemgang af vores facade af rådgivende ingeniører har vist at trappen op til stue lejligheden ved siden af købmanden på hjørnet, har lidt vandskade. Vi sætter derfor gang i renovation af den trappe.

• Cykeloprydning

Vi har haft cykeloprydning i gården, hvilket har tømt godt ud. Der blev fyldt en hel container.
Efter generalforsamlingen vil der blive startet en lign. cykeloprydning nede i fællesområderne i vores kældere. I samme omgang vil vi gerne opfordre beboere i opgangene, til selv at rydde ud i andet skrald i fællesområderne.

• Evt.

Tekst

Intet andet til evt.

§:29) Ingen bestyrelsesmedlemmer var inhabile under dette bestyrelsesmøde.