Kategori: Referater (Side 1 af 7)

Tilstede: Jacob, Boel, Susanne, Munira, Samuel og Michael

Referent: Boel

Dagsorden:

1. Opfølgning fra sidste bestyrelsesmøde
2. Åbent hus (kl. 18.30-19.00)
3. Punkter til næste gang
4. Evt.
5. Ingen tilføjelser til referatet

• Sommerfest var stor succes. Fest for børnene og nedluk af baren ved 21 tiden virkede efter hensigten, det er længe siden der har været så mange deltagere. Ole K fangede alle med sit show.
• Ingen besøg til åbent hus
• Havebreve er udsendt til beboer.

Tilstede: Jon, Boel, Susanne, Munira

Referent: Munira

Dagsorden:

1. Opfølgning fra sidste bestyrelsesmøde
2. Beboer-henvendelser
3. Punkter til Administrator
4. Åbent hus (kl. 18.30-19.00)
5. Punkter til næste gang
6. Evt.

1. –

• Opfølgning på skriftlige henvendelser.

• –

• –

• Relevante beboere skal kontaktes vedr. registrering af videreført brugsret af tildelt have.

• –

Tilstede: Jon, Boel, Susanne, Jacob, Munira

Referent: Munira

Dagsorden:

1. Opfølgning fra sidste bestyrelsesmøde
2. Beboer-henvendelser
3. Punkter til Administrator
4. Åbent hus (kl. 18.30-19.00)
5. Punkter til næste gang
6. Evt.

1. Bestyrelsen afholdt et extraordinært bestyrelsesmøde d. 6. december 2023, grundet en beboer-sag med skærpet omstændigheder og omkostninger.
2. Opfølgning på skriftlige henvendelser
3. 1. Bestyrelsens beretning skal opdateres til generalforsamling 2024
   1. Årets gennemgang af beboer-henvendelser og klager medfører overvejelser omkring vedtægtsændringer have-orden og støj.

• Der har været 2 besøg med beboer-henvendelser
• –
• –

Tilstede: Jon, Boel, Susanne, Jacob, Michael, Munira

Referent: Munira

Dagsorden:

1. Opfølgning fra sidste bestyrelsesmøde
2. Beboer-henvendelser
3. Punkter til Administrator
4. Åbent hus (kl. 18.30-19.00)
5. Punkter til næste gang
6. Evt.

1. Ingen tilføjelser til referatet

• • Erhvervsejendom: Der har været flere interesseret udlejere. Bestyrelsen har valgt at tilbyde lejemålet til et kreativt kontor-fællesskab. Afventer skriftlig bekræftelse fra virksomheden.

• Skriftlige henvendelser fra beboer sparres rundt om bordet

Der er særligt fokus på gentagne skriftlige henvendelser om beboer-klage, og fremadrettet håndtering af disse.

• • Forslået udkast fra Administrator til Generalforsamling 2024 er godkendt.

• Der vil tages kontakt til Administrator i forhold til rådgivning omkring klagehåndtering, konfliktvejledning og juridisk rådgivning med særligt fokus på chikane blandt beboer.

• Der har været 2 besøg med beboerhenvendelser.

• Der er ingen punkter til næste måneds bestyrelsesmøde, da der er tradition for at der ikke afholdes møde og/eller åbent hus for december.

• D. 9. november 2023: Have-runde for 2023 er hermed afsluttet, og relevante beboere er blevet kontaktet.

Tilstede: Jon, Boel, Susanne, Munira

Referent: Munira

Dagsorden:

1. Opfølgning fra sidste bestyrelsesmøde
2. Beboer-henvendelser
3. Punkter til Administrator
4. Åbent hus (kl. 18.30-19.00)
5. Punkter til næste gang
6. Evt.

1. Ingen tilføjelser til referatet

• Skriftlige henvendelser fra beboer taget op til diskussion og håndtering

• Ingen punkter til administrator

• Ingen besøg til åbent hus

• –

• Havebreve er udsendt til beboer.

Tilstede: Boel, Susanne, Jon, Jacob, Michael & Munira

Referent: Munira

Dagsorden:

1. Intern anonym klage over larm

• Opfølgning på udlejning af erhvervslejemål

• Evaluering af sommerfest 2023

• Opfølgning på havebreve

1. Klageangiver er blevet besvaret, og der bliver påmindet om uhensigtsmæssig larm skal anmeldes til politiet.
2. Erhvervslejemålet står fortsat ledigt, da virksomheden, som havde vist interesse, ikke har accepteret de vilkår, der blev stillet af AB Borup Andelsforening.
3. Sommerfesten 2023 var arrangeret med et festudvalg. Dette var en succes, og der var positive feedback på de udbudte aktiviteter, som var arrangeret af festudvalget. Stor tak for festudvalgets engagement og kreativitet.

Udgiften blev samlet set mellem 70.000 – 80.000 kr., grundet flere udgifter.

Et punkt, som kan tages op til næste års planlægning af sommerfest ´24, er hvorvidt musikken skal slukkes efter maden og/eller senest kl. 21.00. Dette punkt blev diskuteret med grundlag i, at deltagelsen er minimal efter maden.

• Havebreve er udsendt til beboer, som skal påmindes om have-orden, jf. vedtægterne.

Tilstede: Jon, Boel, Jacob, Ibrahim, Michael, Munira, Susanne

Referent: Munira

Dagsorden:

1. Solfilm
2. Havebreve vs. Fuglerede
3. Udlejning af erhvervslokale
4. Åbent hus
5. Fest-udvalget
6. Evt.

1. Solfilm

Skriftlig beboer-forespørgsels vedr. tilladelse til at installere solfilm på ydersiden af vinduer.

Drøftelse ender i enighed om at indhente yderligere info samt starte dialog med Administration. Fokuspunkt værende, at det skal være samme farve for alle vinduer for at sikre ensartethed, samt at den enkelte andelshaver selv skal betale og installere.

• Havebreve vs. fuglerede

Beboer-forespørgsels vedr. klipning af hække i forbindelse med yngling og fuglerede. Efter enighed i bestyrelsen, sendes havebreve ud snarest, dog men en ændring mht. ynglesæson (maj-juni) i forhold til hækkeklip.

Alle hække skal være klippet i henhold til have-orden senest d. 2. august 2023. Er hækkene ikke klippet efter ovennævnte deadline, vil der blive sendt påmindelse samt info om pålagte gebyr for tvunget have-service.

Hjemmesiden vil ligeledes blive opdateret med denne ændring.

• Udlejning af erhvervslokale

Bestyrelse har modtaget interessetilkendegivelse på udlejning af vores ledige erhvervslokale med henblik på at oprette en kaffe/isbod. Virksomheden har allerede et bageri på modsatte side af vejen, hvorfor beliggenheden er særlig interessant for virksomhedsejeren.

Til stede: Boel, Michael, Susanne, Jakob, Ibrahim, Munira og Jon

Referent: Jon

Dagsorden:

1. Konstituerende Bestyrelsesmøde
2. Generalforsamling
3. Venteliste
4. Erhvervslejemål
5. Evt. (besøg)

1. Konstituerende Bestyrelsesmøde

Efter generalforsamlingen kom der 2 nye medlemmer i bestyrelsen; Jakob og Ibrahim.
De nye medlemmer bliver indviet i hvordan vi plejer at forholde os som medlemmer i bestyrelsen, og rollerne opdeles i blandt medlemmerne.

Viceværtskontakt – Boel
Haveansvar – Susanne, Jakob
Beboerklager – Susanne, Jon
Referent – Munira, Michael
Byggesager – Boel
Hjemmeside – Boel
Netværk – Boel, Jon

• Erhvervslejemål

En af vores erhvervslejemål er ledige, og den lokale bager Skruen har vist interesse i at leje rummet. Der er også interesse i udeservering, hvilket bestyrelsen mener bør være op til beboerne der bor over det pågældende område.
De pårørende beboere vil blive kontaktet, hvis det skulle blive aktuelt.

• Lejelejlighed til salg

Der er en ny leje lejlighed som er kommet til salg.
Lejligheden er dog i dårlig stand og bestyrelsen vælger som vi plejer, at få lejligheden renoveret før den sælges.

• Toilet renovering

Til generalforsamlingen blev der vedtaget at vi skulle renovere vores gårdtoiletter.
Vi vil derfor sætte renovation i gang i alle 4 af vores toiletter. 2 ved den store plads i Storegården, 1 i den anden ende af Storegården, og 1 i Lillegården.
Der bliver også i den forbindelse skrevet toilet på døren, så de ikke bliver overset.

• Sommerfest

Der blev på generalforsamlingen etableret et festudvalg, som tager på sine skuldre at planlægge og forbedre vores sommerfest.
Efter deres første møde kom de forbi bestyrelsesmødet i dag, og fastlage dette års Sommerfest dato til d. 2. weekend i august, altså lørdag d. 12 august.
Festudvalget vil fortsætte med at mødes og komme med forslag til festen.

• Hunde i snor

Bestyrelsen har fået flere klager på det seneste omkring løstgående hunde i gården. Derfor beder vi administrator om at sende en påmindelse om at holde hund i snor, rundt sammen med referatet af generalforsamlingen.

• Evt.

Der var 2 medlemmer fra festudvalget til åbent hus i dag.

Intet andet til evt.

§:29) Ingen bestyrelsesmedlemmer var inhabile under dette bestyrelsesmøde.

Til stede: Boel, Michael, Susanne og Jon

Referent: Jon

Dagsorden:

1. Sommerfest?
2. Generalforsamling
3. Venteliste
4. Erhvervslejemål
5. Evt. (besøg)

1. Sommerfest?

Bestyrelsen diskuterer sidste års sommerfest, som var den mindst besøgte i mange år. Det har i senere år været færre deltagere, men sidste år sad der kun omkring 20 tilbage efter aftensmaden.
Festen kræver meget energi at arrangere og kostede sidste år foreningen 63.000kr. Vi bør derfor tage stilling til om det skal fortsætte.
Bestyrelsen vil indstille til debat omkring sommerfest til den kommende generalforsamling,

• Generalforsamling

Generalforsamlingen er lige om hjørnet. Det bliver i år mandag d. 24 april. Der arbejdes på bestyrelsens beretning som skal sendes ud med indkommende forslag.

• Venteliste

Vi får ofte spørgsmål på vores bestyrelses mail angående vores interne venteliste.
Vi vil forsøge at gøre information omkring den tydeligere på vores hjemmeside, for at imødekomme interessen.

• Erhvervsleje

En af vores erhvervslejemål har opsagt deres leje. Det drejer sig om juveleren i Mågevej 19 kld. Lejemålet er derfor blevet opslået, og bestyrelsen kigger efter interesserede lejere.

• Evt.

Der var ingen til åbent hus i dag.

Intet andet til evt.

§:29) Ingen bestyrelsesmedlemmer var inhabile under dette bestyrelsesmøde.

Deltagere: Boel, Jon, Michael, Susanne og Ane

Fraværende: Lea, Munira

Referent: Ane

1. Forberedelse til generalforsamling